Sander-S.net

Het schijnt nogal in te zijn om op je blog je persoonlijke organisatie- en archiefsysteem uit de doeken te doen. Een organisatiesysteem heb ik niet echt (nee, geen gtd hier), maar wel enorme archieven. Daarom hier mijn set-up, ter suggestie en inspiratie.

Om te beginnen: op mijn werk heb ik een MacBook Pro, terwijl ik privé een eigen MacBook gebruik. Ik heb geen zin om iedere dag een laptop mee te slepen, dus al het werk dat ik 's avonds, in het weekend en op thuiswerkdagen doe, gebeurt op mijn eigen MacBook. In principe wil ik overal bij de belangrijke spullen kunnen. Daarnaast ben ik geen grote fan van webtools, en gebruik ik waar mogelijk liever een synchroniseerbare desktopapplicatie.

Verder bestaat mijn systeem uit twee harde schijven, en een stel webservices.

De schijven

De harde schijven gebruik ik vooral voor zaken die zo'n grote omvang hebben, dat het onpraktisch zou zijn ze via het netwerk te beheren.

Ik heb een kleine mobiele harde schijf (250 GB) waar mijn muziekcollectie op staat. Mijn collectie, hoewel grotendeels legaal, is te groot voor de harde schijf van mijn MacBook thuis. Deze schijf heb ik altijd bij me, en gebruik ik af en toe ook voor andere doeleinden.

Daarnaast heb ik een grotere bureau-harde schrijf (400 GB). Dit is mijn back-up. Ik bewaar hier films en series. En af en toe, zo eens per maand, maak ik hierop back-up van mijn muziekcollectie, mijn foto-archief, en belangrijke documenten.

De internetdiensten

SpiderOak is het belangrijkste. Ik ben bijna verliefd op die dienst. Mijn account is 100 GB groot. Ik gebruik ze vooral om werk- en privé-documenten te back-uppen, en om werkdocumenten te synchroniseren tussen mijn twee laptops. Vooral dat laatste is een zegen. SpiderOak houdt volledig mijn projectfolders in de gaten, maakt direct een back-up van alles dat ik doe, en zodra ik mijn andere laptop aanzet voert het de veranderingen ook meteen daar door.

Daarnaast gebruik ik SpiderOak ook om mijn roterende desktop-wallpapers en mijn fontcollectie op beide laptops te synchroniseren.

Evernote is een andere dienst waar ik heel blij mee ben. Ik gebruik dit voor allerhande notities. Een lijstje van bands die ik binnenkort wil beluisteren, praktische details zoals het IP-adres van onze netwerkprinter, een foto met mijn mobiele telefoon van het whiteboard na die meeting, belangrijke artikels, opzetjes voor blogposts, noem het maar op. Allemaal keurig onderverdeeld in notebooks, compleet met tags, en natuurlijk dankbaar gebruikmakend van de Evernote-zoekmogelijkheden (ook in afbeeldingen en PDF-files). Bovendien is dit alles ook via mijn mobiele telefoon bereikbaar.

Daarnaast heb ik nog wat tools voor specifieke taken. Mijn to-do-lists staan in Remember The Milk, omdat ik daar overal via het web of via mijn mobiel bij kan. Mijn privémail komt in GMail binnen, en kan ik net als mijn werkmail (IMAP) op beide computers en op mijn mobiel bekijken. Mijn adressenbestand wordt via Google Contacts automatisch gesynchroniseerd tussen mijn telefoon en beide computers.

Op Flickr staan mijn favoriete foto's voor het hele internet bezichtigbaar, en tegelijkertijd is het een extra back-up. Via Google Reader weet ik altijd wat er nieuw is op mijn favoriete blogs, terwijl de artikelen en webpagina's die ik denk later nog eens nodig te hebben getagd in Delicious worden opgeslagen.

En dat was het wel zo'n beetje, al zou het goed kunnen dat ik nog iets vergeten ben. Verbeteringen en andere opmerkingen zijn welkom in de commentaren hieronder.